Ilsebo » Specials » Vergaderen

Productief vergaderen

Vergaderingen zijn vaak saai, duren te lang, gaan te vaak off-topic en het resultaat waarvoor de vergadering in het leven is geroepen blijft vaak uit. Mensen zien vergaderen vaak als tijdsverspilling. Te weinig mensen weten hoe ze productief moeten vergaderen en dat terwijl productief vergaderen juist heel nuttig kunnen zijn, en zelfs op den duur tijdswinst kan opleveren. Ik onderscheid in mijn artikelen vier vergaderrollen
  • De voorzitter
  • De discussieleider
  • De notulist
  • De deelnemer

Ik zal hieronder de rollen kort toelichten:

De voorzitter

Een voorzitter leidt de vergadering. Hij stelt de doelen van de vergadering vast, hij is verantwoordelijk voor de structuur van de vergadering.

De discussieleider

Om de samenwerking tussen de deelnemers goed te laten verlopen is de discussieleider verantwoordelijk. Hij leidt eventuele discussies, helpt conflicten op te lossen, en hij helpt voorkomen dat de vergadering stagneert.

De notulist

De rol van de notulist is om de belangrijkste punten die naar voren zijn gekomen vast te leggen. Tevens is het zijn taak om deze informatie na afloop van de vergadering te verspreiden onder alle deelnemers.

De deelnemer

De deelnemers zijn de mensen die tijdens de vergadering met ideeën komen, informatie analyseren, problemen op tafel leggen, beslissingen nemen en actiepunten opstellen. Het zijn vaak mensen met verschillende taken, uiteenlopende referentiekaders, en verschillende visies.

Als al de mensen in een vergadering weten wat hun rol is, zich hierin vooraf verdiepen, zal een vergadering al een stuk productiever worden.
Als deelnemer een vergadering bijwonen

Als deelnemer een vergadering bijwonen

Zonder deelnemers geen vergadering. Dat is logisch. Maar wat veel deelnemers niet weten is dat deelnemers ook een grote rol hebben in het productief laten verlopen van een vergadering. Vaak schuiven d…

Een vergadering voorbereiden

‘Vergaderingen zijn tijdrovend’ Dat zijn niet-productieve inderdaad. Productieve vergaderingen kosten helemaal niet veel tijd. Daarbij is wel een goede voorbereiding wel het halve werk. Elke deelnemer…
Een vergadering voorzitten

Een vergadering voorzitten

Een vergadering voorzitten moeilijk? Nee hoor, dat valt reuze mee. Een goede voorbereiding is het halve werk. En het doorlezen van onderstaand artikel kan een gedeelte van de voorbereiding zijn. Want…

Leren Notuleren

Je stelt de vraag: ‘Wie gaat er notuleren?’ en het blijft angstvallig stil. De één staart naar buiten, de ander heeft het druk met een tekening op zijn notitieblok en weer een ander is ineens verwikke…
Gepubliceerd door Ilsebo op 07-04-2008. Het auteursrecht (tenzij anders vermeld) van deze special ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.