Productief vergaderen

Vergaderingen zijn vaak saai, duren te lang, gaan te vaak off-topic en het resultaat waarvoor de vergadering in het leven is geroepen blijft vaak uit. Mensen zien vergaderen vaak als tijdsverspilling. Te weinig mensen weten hoe ze productief moeten vergaderen en dat terwijl productief vergaderen juist heel nuttig kunnen zijn, en zelfs op den duur tijdswinst kan opleveren.

Ik onderscheid in mijn artikelen vier vergaderrollen

• De voorzitter
• De discussieleider
• De notulist
• De deelnemer

Ik zal hieronder de rollen kort toelichten:

De voorzitter:

Een voorzitter leidt de vergadering. Hij stelt de doelen van de vergadering vast, hij is verantwoordelijk voor de structuur van de vergadering.

De discussieleider:

Om de samenwerking tussen de deelnemers goed te laten verlopen is de discussieleider verantwoordelijk. Hij leidt eventuele discussies, helpt conflicten op te lossen, en hij helpt voorkomen dat de vergadering stagneert.

De notulist:

De rol van de notulist is om de belangrijkste punten die naar voren zijn gekomen vast te leggen. Tevens is het zijn taak om deze informatie na afloop van de vergadering te verspreiden onder alle deelnemers.

De deelnemer:

De deelnemers zijn de mensen die tijdens de vergadering met ideeën komen, informatie analyseren, problemen op tafel leggen, beslissingen nemen en actiepunten opstellen. Het zijn vaak mensen met verschillende taken, uiteenlopende referentiekaders, en verschillende visies.

Als al de mensen in een vergadering weten wat hun rol is, zich hierin vooraf verdiepen, zal een vergadering al een stuk productiever worden.